CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION

1. Identification et assurance professionnelle

Vespra Event, SARL au capital de 16 144 €, dont le siège social est situé 1 bis allée de la Haute Gasniais, 35500 Vitré, immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 130 286 842 (SIRET 130 286 842 00013, n° de TVA intracommunautaire FR08130286842), ci-après « Vespra Event ».

Vespra Event est une entreprise spécialisée dans la location de matériel événementiel.

L'entreprise est couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) souscrite auprès de l'assureur suivant : Crédit Agricole.

Cette assurance couvre les dommages pouvant être causés dans le cadre de l'activité professionnelle de Vespra Event.

2. Objet

Les présentes Conditions Générales de Location (CGL) régissent les prestations de location de matériel événementiel proposées par Vespra Event, incluant notamment la location de photobooth, équipements son et lumière, et accessoires associés.

Toute commande implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGL.

3. Réservation

La réservation est effective uniquement après validation du devis.

Le règlement de la prestation est à effectuer selon les modalités définies au devis.

Vespra Event se réserve le droit d'annuler toute prestation en l'absence de règlement.

4. Tarifs

Les prix sont exprimés en euros TTC. Vespra Event se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, sans effet sur les commandes déjà validées.

Durée de l'événement

Les tarifs sont des prix par événement, quel que soit le nombre de jours, dans la limite de 5 jours maximum (par exemple un retrait dès le jeudi soir ou le vendredi et un retour jusqu'au lundi ou au mardi). Au-delà, la location fait l'objet d'un devis personnalisé. La date et l'heure de restitution convenues avec Vespra Event font foi pour l'application de l'article 12.

Forfait photos du photobooth

Le forfait photos choisi (par exemple 400 photos) correspond au nombre maximal de photos mis à disposition du client pendant la location. Le volume recommandé par Vespra Event lors de l'établissement du devis l'est à titre de conseil et n'est pas garanti ; le nombre de photos effectivement prises dépend de l'usage qu'en font le client et ses invités.

Le prix du forfait est dû en totalité, que tout ou partie du volume soit utilisé. Aucun remboursement, remise ni avoir ne peut être demandé lorsque le volume n'est pas atteint, quelle qu'en soit la raison. Seule une indisponibilité du matériel imputable à Vespra Event relève de l'article 16 (dysfonctionnement du matériel).

5. Mise à disposition du matériel

Le matériel est livré, installé et récupéré selon les modalités définies au devis.

Le client s'engage à fournir :

• un accès sécurisé,
• une alimentation électrique conforme,
• un espace adapté à l'installation.

6. Propriété du matériel

Le matériel mis à disposition reste la propriété exclusive de Vespra Event.

La location n'entraîne en aucun cas un transfert de propriété au bénéfice du client.

Le client bénéficie uniquement d'un droit d'utilisation temporaire pendant la durée de la prestation. Il s'engage à restituer le matériel dans l'état dans lequel il lui a été confié.

Droit de rétractation

Conformément à l'article L221-28 du Code de la consommation, les prestations de location de matériel événementiel fournies à une date ou selon une périodicité déterminée ne bénéficient pas du droit de rétractation.

État du matériel

Le matériel est réputé conforme et en bon état au moment de sa mise à disposition, sauf réserve immédiatement signalée par le client.

Sous-location

Toute sous-location ou mise à disposition du matériel à un tiers est interdite sans accord écrit préalable de Vespra Event.

Médiation de la consommation

Conformément aux articles L.611-1 et suivants du Code de la consommation, le client a la possibilité de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d'un litige.

Compétence juridique

En cas de litige, les tribunaux compétents seront déterminés conformément aux règles de droit commun applicables.

Technologies automatisées et intelligence artificielle

Certains échanges, contenus ou outils de communication utilisés par Vespra Event peuvent être assistés par des technologies automatisées ou d'intelligence artificielle. Ces technologies constituent uniquement des outils d'assistance et ne remplacent pas une intervention humaine ni un représentant légal de l'entreprise.

7. Responsabilité du client

Le client est pleinement responsable du matériel dès sa mise à disposition et jusqu'à sa restitution complète.

Il s'engage à :

• utiliser le matériel conformément à sa destination,
• ne pas le déplacer sans autorisation,
• en assurer la surveillance permanente,
• empêcher toute utilisation inappropriée,
• mettre le matériel en sécurité en cas d'intempéries, dans les conditions prévues à l'article 7 bis.

Aucune modification ni réparation du matériel n'est autorisée. En revanche, le client peut et doit replier, abriter ou ranger le matériel lorsque les conditions météorologiques l'exigent : il ne s'agit pas d'une intervention interdite mais d'une obligation de sécurité.

7 bis. Règles de sécurité propres à chaque matériel

Les règles ci-dessous font partie intégrante du contrat. Le client s'engage à en prendre connaissance, à les appliquer et à les faire respecter par l'ensemble des personnes présentes sur le lieu de l'événement. Leur non-respect engage la responsabilité du client et peut justifier la retenue de tout ou partie de la caution, sans préjudice des dommages et intérêts prévus aux articles 8 à 11.

Règles communes à tous les matériels

• Le matériel est remis en bon état de fonctionnement ; le client le vérifie lors de la mise à disposition et signale immédiatement toute anomalie.
• Aucune modification, transformation ou réparation du matériel n'est autorisée.
• Le matériel ne doit pas être laissé sans surveillance pendant l'événement.
• Les enfants ne doivent pas être laissés sans surveillance à proximité du matériel.
• Les rallonges et câbles doivent être en bon état, entièrement déroulés, et protégés ou fixés au sol afin d'éviter tout risque de chute.
• Le matériel électrique doit être tenu à l'abri de l'eau et de l'humidité.
• En cas d'orage, de vent fort ou de fortes pluies, l'utilisation doit être interrompue et le matériel mis en sécurité.
• Le matériel doit être restitué propre, dans les conditions détaillées ci-dessous.

Barnums et tente étoile

• Il est interdit de s'appuyer, de se suspendre ou de grimper sur la structure, y compris sur les pieds, les traverses, les bâches et les tendeurs.
• Le client doit se tenir informé des prévisions météorologiques pendant toute la durée de la location.
• Au-delà de 40 km/h de vent moyen ou de 60 km/h en rafales, annoncés ou constatés, le client doit replier la structure sans délai, de sa propre initiative. Ce repli est autorisé et obligatoire ; il ne constitue pas un démontage interdit au sens de l'article 7.
• La structure doit rester ancrée en permanence : sardines sur terrain meuble, lestage sur sol dur. Aucun ancrage ne doit être retiré pendant l'événement.
• Les sacs de lestage sont proposés en option. Lorsque la structure est installée sur un sol dur ne permettant pas l'ancrage par sardines, ou lorsque du vent est annoncé, le lestage devient obligatoire : le client s'engage soit à le louer auprès de Vespra Event, soit à mettre en place un lestage équivalent et adapté. À défaut, la structure ne doit pas être montée.
• Aucun appareil à flamme, brasero, barbecue, chauffage à gaz, bougie ou machine à fumée ne doit être utilisé sous la structure ni à moins de deux mètres de celle-ci.
• Rien ne doit être suspendu aux traverses : guirlandes lourdes, enceintes, projecteurs ou décorations.
• L'eau accumulée sur la bâche doit être évacuée régulièrement : une poche d'eau peut provoquer l'effondrement de la structure.
• Les issues et abords de la structure doivent rester dégagés.

Brasero

• Usage en extérieur exclusivement. Le brasero ne doit jamais être utilisé sous un barnum, une tente, un préau, une grange ou tout espace couvert ou insuffisamment ventilé, en raison des risques d'incendie et d'intoxication au monoxyde de carbone.
• Distance minimale de deux mètres par rapport à toute végétation, structure, bâche, mobilier ou matière inflammable.
• Le brasero doit être posé sur un sol plat, stable et non inflammable. Il ne doit pas être installé sur une terrasse en bois ni sur une herbe sèche.
• Bois sec uniquement. L'emploi d'alcool, d'essence, d'allume-feu liquide, de bois traité ou de déchets est interdit.
• Une personne majeure et sobre doit être désignée pour surveiller le feu en permanence, jusqu'à extinction complète.
• Un moyen d'extinction (seau de sable ou d'eau, extincteur) doit être disponible à proximité immédiate.
• Le brasero, sa grille et son plateau restent brûlants longtemps après extinction : ils ne doivent être ni déplacés, ni manipulés, ni restitués avant refroidissement complet.
• Les cendres doivent être évacuées dans un récipient métallique, jamais dans une poubelle ou un sac.
• L'accès des enfants au brasero doit être empêché.

Boîte de nuit gonflable

• Installation en extérieur exclusivement, sur une surface plane et dégagée, exempte de cailloux et d'objets coupants.
• Une alimentation électrique permanente est indispensable : toute coupure entraîne le dégonflage progressif de la structure.
• L'ancrage mis en place ne doit pas être retiré pendant l'événement.
• Il est interdit de grimper, de s'appuyer ou de sauter sur les parois.
• Aucune flamme, cigarette, machine à fumée, fontaine à étincelles ni objet coupant à l'intérieur de la structure.
• La jauge maximale de 70 personnes ne doit pas être dépassée.
• En cas de vent fort ou d'orage, la structure doit être évacuée immédiatement et mise en sécurité.

Sonorisation, Pack Vespra, pack karaoké, caisson de basse

• Les enceintes sur pied doivent être installées hors des zones de passage, pieds correctement écartés et stabilisés. Il est interdit de s'appuyer dessus ou d'y suspendre quoi que ce soit.
• En extérieur, le matériel doit être abrité de la pluie et rentré dès que le temps se dégrade.
• Aucun liquide ne doit être posé sur ou à proximité du matériel.
• Le client est seul responsable du respect de la réglementation applicable aux nuisances sonores ainsi que des horaires fixés par la commune ou le lieu de réception.

Jeux de lumière, boule à facettes, vidéoprojecteur

• La boule à facettes est montée sur pied au sol : tout accrochage au plafond, à une charpente ou à une structure est interdit.
• Les pieds d'éclairage doivent être lestés ou installés hors des zones de circulation.
• Les projecteurs chauffent en fonctionnement : aucun tissu, décoration ou objet ne doit être posé dessus, et tout contact doit être évité.
• Certains effets lumineux peuvent présenter un risque pour les personnes photosensibles ou épileptiques ; le client est invité à en informer ses invités.

Machines à effets et pyrotechnie froide

• Une distance de sécurité doit être respectée entre les appareils, les personnes et toute matière inflammable.
• Le client doit vérifier que le lieu n'est pas équipé de détecteurs de fumée susceptibles de déclencher une alarme ou un système de désenfumage. Dans ce cas, l'usage de la machine à fumée est proscrit.
• Le liquide à bulles rend le sol glissant : les machines doivent être éloignées de la piste de danse et des zones de passage.
• La pyrotechnie froide s'utilise conformément à la notice, jamais dirigée vers une personne, et ne doit pas être manipulée par un mineur.

Machine à pop-corn, buvette, méga ventilateur, photobooth, livre d'or audio, jeux en bois

• Machine à pop-corn : à installer sur une surface stable. La cuve et le dôme atteignent des températures élevées ; l'appareil ne doit pas être manipulé par un enfant et son nettoyage s'effectue à froid.
• Buvette : les comptoirs ne doivent être ni escaladés, ni déplacés lorsqu'ils sont chargés. En extérieur, ils doivent être lestés ou abrités.
• Méga ventilateur : la grille de protection ne doit jamais être retirée. L'appareil doit être placé hors des zones de passage, stable, et ne pas être dirigé vers une personne à courte distance.
• Photobooth, livre d'or audio et vidéoprojecteur : à installer sur une surface stable, à l'abri des intempéries, câbles sécurisés. Ils doivent être rentrés dès que le temps se dégrade.
• Jeux en bois : usage conforme à leur destination. Aucun élément ne doit être lancé en direction des personnes.

Propreté et restitution du matériel

Le matériel doit être restitué propre et dans l'état où il a été remis. Le nettoyage est à la charge du client et fait partie de ses obligations au même titre que la restitution dans les délais.

• Brasero : les cendres doivent être entièrement retirées et évacuées dans un récipient métallique. La grille de cuisson, le plateau de service et la cuve doivent être nettoyés de toute graisse et de tout résidu alimentaire, une fois le brasero complètement refroidi.
• Machine à pop-corn : la cuve, le dôme, la vitre et le bac de récupération doivent être vidés et nettoyés de tout résidu de maïs, de gras et de sucre. Le nettoyage s'effectue à froid, appareil débranché, sans immersion ni jet d'eau sur les parties électriques.
• Buvette : comptoirs et plans de travail nettoyés, exempts de traces de boisson et de résidus collants.
• Photobooth, livre d'or audio, sonorisation, jeux de lumière, vidéoprojecteur : matériel rendu sec, dépoussiéré et exempt de traces de boisson ou de nourriture.
• Barnums, tente étoile, boîte de nuit gonflable : bâches et structures débarrassées des feuilles, de la terre et des déchets. Le matériel mouillé doit être signalé lors de la restitution afin qu'il soit séché correctement.
• Jeux en bois : éléments essuyés et complets, rangés dans leur contenant d'origine.

À défaut de restitution dans un état de propreté satisfaisant, des frais de nettoyage d'un montant de 50 € pourront être facturés, prélevés le cas échéant sur la caution. Ce montant peut être majoré si le nettoyage nécessite un traitement particulier, notamment en cas de résidus alimentaires brûlés, de graisse incrustée ou de taches persistantes.

8. Responsabilité et assurance du client

Le client est responsable de plein droit du matériel mis à sa disposition pendant toute la durée de la location, y compris en cas de dégradation, perte ou vol, quelle qu'en soit la cause.

À ce titre, le client s'engage à indemniser intégralement Vespra Event pour tout dommage subi par le matériel, sur la base :

• du coût de réparation,
• ou de la valeur de remplacement à neuf.

Le client est invité à vérifier que son assurance responsabilité civile couvre les dommages causés aux biens loués.

En cas de sinistre, le client reste seul responsable du règlement des sommes dues à Vespra Event, indépendamment de toute prise en charge par son assurance.

9. Caution

Une caution est exigée le jour de l'événement, avant la mise à disposition du matériel.

Cette caution pourra être conservée en tout ou partie en cas de dégradation, perte, vol ou non-respect des conditions de restitution du matériel. Elle sera restituée après vérification du bon état du matériel.

10. Dégradation, perte ou vol

En cas de casse, détérioration, perte ou vol, le client sera tenu de rembourser :

• les frais de réparation,
• ou la valeur de remplacement à neuf,
• ainsi que les éventuels préjudices liés à l'immobilisation du matériel.

11. Clause pénale en cas de dégradation

En cas de dégradation du matériel imputable au client ou à ses invités, une indemnité forfaitaire pourra être appliquée en complément des frais de réparation ou de remplacement. Son montant varie selon la valeur du matériel concerné, de 50 € à 500 €, selon le barème suivant, établi à partir du tarif de location de l'événement :

• matériel loué jusqu'à 40 € l'événement : indemnité forfaitaire de 50 € ;
• de 41 € à 100 € : indemnité forfaitaire de 100 € ;
• de 101 € à 200 € : indemnité forfaitaire de 200 € ;
• de 201 € à 400 € : indemnité forfaitaire de 350 € ;
• au-delà de 400 € : indemnité forfaitaire de 500 €.

Lorsque plusieurs matériels sont concernés, l'indemnité s'apprécie pour chacun d'eux.

Vespra Event se réserve le droit d'évaluer le montant du préjudice réel et d'appliquer une facturation complémentaire, notamment au titre de l'immobilisation du matériel.

12. Retard de restitution

Tout retard dans la restitution du matériel entraînera :

• une facturation supplémentaire équivalente à une journée de location,
• majorée de 50 % par jour de retard.

Au-delà de 48 heures de retard, le matériel pourra être considéré comme non restitué et facturé à sa valeur de remplacement.

13. Utilisation en contexte festif

Le client reconnaît que l'utilisation du matériel peut avoir lieu dans un contexte festif impliquant la consommation d'alcool.

Il s'engage à :

• désigner une personne responsable du matériel,
• veiller à une utilisation normale et sécurisée,
• prévenir tout comportement à risque.

Toute dégradation liée à une utilisation sous l'emprise d'alcool ou de substances sera intégralement à la charge du client.

14. Responsabilité vis-à-vis des invités

Le client est responsable de l'ensemble des personnes présentes lors de l'événement.

Il répond des dommages causés par ses invités, prestataires ou toute personne présente sur le lieu de la prestation.

15. Assurance

Le matériel loué n'est pas couvert par l'assurance du client, sauf indication contraire expressément mentionnée.

Il revient au client de s'assurer que sa responsabilité civile couvre les éventuels dommages causés au matériel.

Vespra Event ne saurait être tenu responsable des conséquences liées à une utilisation inappropriée du matériel.

16. Dysfonctionnement du matériel

Vespra Event s'engage à fournir un matériel en bon état de fonctionnement et testé avant chaque prestation.

En cas de dysfonctionnement technique indépendant de la volonté de Vespra Event survenant durant l'événement, l'entreprise s'engage à intervenir dans les meilleurs délais, dans la limite des contraintes techniques et logistiques.

Toutefois, si l'intervention est impossible ou insuffisante pour rétablir le bon fonctionnement du matériel, la responsabilité de Vespra Event ne pourra être engagée au-delà d'un remboursement partiel de la prestation, proportionnel à la durée d'indisponibilité du matériel.

Aucun remboursement total ni indemnisation complémentaire ne pourra être exigé, notamment en cas de circonstances indépendantes de la volonté de Vespra Event (panne électrique, réseau, conditions climatiques, mauvaise utilisation, etc.).

17. Force majeure

Vespra Event ne pourra être tenu responsable en cas d'événement indépendant de sa volonté (intempéries, panne électrique, etc.).

18. Données et photos

Les photos prises via le photobooth peuvent être utilisées à des fins promotionnelles sauf opposition écrite du client.

19. Litiges

Les présentes CGL sont soumises au droit français.

En cas de litige, une solution amiable sera privilégiée. À défaut, les tribunaux compétents seront ceux du ressort du siège social de Vespra Event (tribunaux de Rennes), sous réserve des règles impératives applicables aux consommateurs.

20. Acceptation

La validation d'un devis ou la signature d'un contrat vaut acceptation pleine et entière des présentes CGL.